Як організувати концерт для 100 людей і не влетіти на бабло

Концертна індустрія — одна з популярних і прибуткових галузей бізнесу. Цікавитися організацією музичного івенту можна з різних причин. Ці знання стануть у пригоді як музиканту, що хоче просунути свій гурт, так і майбутньому організатору, який не знає, як правильно почати діяти.

На перший погляд, для створення невеликого концерту все здається дуже простим: гурти + дата + квитки. Але з цього рівняння в сумі легко може вийти "лажа", оскільки тут багато підводних каменів і в будь-яку секунду щось може піти не так. У цій інструкції ми пройдемося основними пунктами для організації вдалого концерту на 100-200 людей.

Кого і кому ви хочете продати? 

У контексті цієї статті йдеться не про колективи, на зразок Disturbed, 100 квитків на яких можна продати одним оголошенням у Facebook. Тема зачіпає невеликі українські гурти, яким набридло виступати на корпоративах або днях міста, а також андеграундні гурти, які ви хочете побачити на концертних майданчиках свого населеного пункту.

Щоб зрозуміти, як вам діяти з усією стратегією організації концерту, дізнайтеся, кого ви продаєте. Який це жанр музики, згодиться він для широких мас або ж це настільки андеграунд, що у всій країні не знайдеться й 1000 слухачів. Якщо ситуація така, і це вузьконаправлена музика, то напрошується питання, скільки платоспроможних людей серед ваших слухачів є у конкретному місті та скільки вони готові заплатити за це. Або ж який "мінус" концерту ви готові компенсувати з власної кишені.

Підгляньте у своїх колег, скільки вони просять за свій виступ або ж беруть за вхід на подібних концертах. І виставляйте ціни відповідно до того, що ви продаєте: пару пісень в акустиці або справжнє шоу на сцені.

По-друге, дізнайтеся, кому ви продаєте. Обміркуйте, хто ваша цільова аудиторія: це молоді дівчата неформалки-рокерші або ж старі фанати дез металу. Обдумайте вік, інтереси та те, кого ще може слухати ваша аудиторія. Це необхідно для того, щоб мати уявлення про те, хто ваш клієнт і як він може дізнатися про ваш концерті, а також підібрати правильний лайн-ап для його успішного проведення.

Сандра Конопацька, менеджерка гуртів Sunrise, NOVI та Delfinia, а також головна редакторка видання Daily Metal радить звертати увагу на деталі:

"За останні три роки ми зробили (страшно сказати) понад 55 концертів у різних містах України. Це були івенти різних масштабів та зовсім різної відвідуваності. У деяких випадках ми виступали як безпосередні організатори, в інших — просто як букери.

І завжди, на кожному концерті чи фестивалі, є що зробити краще, що врахувати та що виправити. Ідеальних івентів не буває, наше завдання як організаторів - мінімізувати помилки та недопрацювання і зробити так, щоб це все якомога менше вплинуло на настрій і враження від події всіх учасників процесу.

Помилки трапляються. Не помиляється тільки той, хто нічого не робить. Навіть маленькі помилки можуть мати серйозні наслідки та переростати у великі конфлікти. Тож для себе, за досвідом власних фейлів і їх наслідків, ми виробили правило: "в організації немає дрібниць". Кожна, навіть найменша, справа, зроблена неякісно або взагалі не зроблена, а також кожна фраза чи недомовка може потім "наздогнати" тебе через кілька місяців і навіть років і призвести до якихось не дуже приємних для всіх речей.

Тож зараз ми намагаємось приділяти увагу кожній дрібниці, а також будувати на взаємоповазі відносини зі всіма людьми, з якими працюємо".

Де проводити концерт?

Головне – не призначати концерт через тиждень після того, як ви вирішили його організувати, вам потрібен мінімум місяць.

Якщо ви вже визначилися, хто герой або герої вашого івенту і хто прийде їх послухати, наступним кроком буде затвердити місце проведення концерту.

Вартість оренди клубу для концерту в різних містах різна. Ціна залежить від місткості площадки, розташування та й просто від рейтингу в інтернеті. Ваш вибір буде залежати від бюджету, який ви готові витратити на концерт. Накидайте варіанти концертних майданчиків на потрібну кількість людей і з вдалим розташуванням. Адже на концерт у сільський клуб з міста ніхто не поїде.

День і час концерту варто вибирати виходячи з того, хто ваша аудиторія, а також в залежності від того, хто виступає у сусідньому клубі. Думайте про такі речі, оскільки всі просто можуть піти на популярний гурт, який виступає в цей же день. Якщо ви покличете всіх на 22:00 вечора на двогодинний виступ — чи зможуть ваші слухачі потім поїхати додому? Кращий час 19:00-20:00.

Як з усіма про все домовитися?

Тут почнеться все "найцікавіше". Ті, в чию роботу входить з кимось домовлятися, зрозуміють, про що мова. У багатьох справах грає роль людський фактор, і навіть затверджена угода може зазнати краху за термінами, її можуть перенести або зовсім скасувати всі домовленості. Будьте до цього готові.

Ви вирішили, коли хочете провести концерт, відмінно, наступний "кого все повинно влаштувати" — клуб. Раптом у нього просто немає вільних дат? Тому, перш ніж займатися подальшою підготовкою, переконайтеся, що вам буде де проводити концерт.

Також, обговоріть, що клуб може вам запропонувати крім приміщення зі сценою — чи працюватиме бар на концерті, хто приєднає обладнання і буде відповідати за звук, кого поставити на вході з перевіркою квитків і т.д. Що стосується оплати послуг, то краще це затвердити у письмовому вигляді, або хоча б в переписці. А також уточнити, коли ви повинні заплатити за рахунками - до івенту або вже з зароблених грошей.

Оскільки концерту вже бути і ви все затвердили, саме час запускати квитки. Необхідно вибрати квиткового промоутера. Тут історія, як і з концертним майданчиком, — ціни й умови будуть різні. Для початку, звичайно, можна спробувати надрукувати та продати все самостійно, але це дещо зменшить ваші шанси на хороший результат концерту. Тому краще підготуйте афіші та відшукайте відповідний сайт для реалізації свого івенту.

Ужгородська промо-група КРУК розповіли нам про свої основні критерії (страховку) концерту, який пройде за планом. Все це вони дізналися на власному досвіді:

"Якщо ви беретесь за організацію концертів, важливо розуміти, що музиканти нерідко поводять себе як діти. Тому, аби ваш івент відбувся з мінімальними пригодами і всі заявлені учасники зіграли, треба все проконтролювати самим.

1. Технічний райдер. Узгодьте наперед все, що потрібно по апарату. За роки діяльності КРУКу ми неодноразово встрягали на цьому пункті. Гурт не все озвучив, а ми не все розпитали. І ось за пару годин до концерту ти вже обдзвонюєш усіх своїх знайомих музикантів у пошуках потрібної речі. Проговоріть все наперед і ви заощадите собі нерви та пару сотень гривень на форс-мажорній оренді, таксі, плюсах.

2. Дорога до вашого міста. По Україні зазвичай усі добираються залізницею, тож головне питання тут - квитки. Музиканти мають властивість затягувати купівлю квитків до останнього, коли вже нічого не можна придбати. Варто проконтролювати, щоб квитки були куплені за місяць-два до виїзду і перевірити, чи місця, дата та маршрут правильні. Особливо ретельно дивіться на дату, якщо потяг відправляється після 12-ї ночі.

3. Зустріч. Попередній пункт пройшов успішно і гурт доїхав до вашого міста. Не полініться, відправте когось на вокзал, щоб зустріти артистів. Не зробите цього — ризикуєте, що артисти розбіжаться, загубляться, встрянуть у якісь проблеми тощо. Воно вам треба перед концертом?

4. Алкоголь. Трохи специфічний пункт, ви ж не нянька. Але слідкуйте, щоб ваші гості були хоч трохи притомні і могли відіграти свій сет. На одному з наших ранніх концертів, гітарист хедлайнерів відчутно перебрав і почав чіплятися до дівчини. Поряд сидів її хлопець, кремезний панк. Стрейтеджер. Ще трохи і замість сцени наш дорогий гість відправився б у лікарню.

5. Після виступу. Теоретично все, що відбувається після виступу, вже не ваші проблеми. Та краще для всіх буде, якщо ви перевірите ще кілька речей: музиканти мають забрати усі свої речі й обладнання з локації, а також дістатися на вписку/квартиру/хостел без ексцесів. Опційно — наступного дня допомогти їм виселитись і відвести на потяг. Це буде дуже корисно для вашої репутації та для організації наступних івентів".

Те, без чого не обійтися жодному концерту. Реклама

У вас є дата, місце і гурти, відмінно. Тепер запхайте все це у яскраву афішу і подбайте, щоб вони висіли по місту, були в інтернеті, у клубі, де пройде концерт, у соцмережах.

Кількість і платформи для реклами залежать від самого гурту: якщо у нього міцна фан-база і він увесь у соцмережах, бийте туди, а якщо це локальний гурт у невеликому місті, то краще дайте рекламу на місцевий канал або в газету. Якщо ж ви — організатор-початківець, є сенс залучити не тільки ресурси учасників концерту, але також і розвивати власний бренд у соцмережах.

Дружіть зі ЗМІ, запрошуйте до себе на концерт журналістів. Подумайте, кому ви будете цікаві, або зробіть так, щоб ваш концерт точно був захопливим. Створіть інфопривід у своєму виступі, може, ви плануєте влаштувати fire-show у закритому приміщенні без пожежної сигналізації, тоді вами зацікавляться багато ЗМІ: D Напишіть прес-реліз для концерту, де буде вказано, хто буде на сцені, чому варто прийти на виступ, і вся інша необхідна інформація. Але не розписуйте на кілька сторінок, пишіть інформативно і по суті. Потім розішліть його до потенційно зацікавлених редакцій.

Соцмережі – це доступна й ефективна реклама. Instagram, Facebook, Telegram-канали в умілих руках стають ледь не головним інструментом просування. У своїх соцмережах зробіть пости про івент, через якийсь час оголосіть конкурс на квитки, щоб івент репостили. Або підключіть рекламу від самої соцмережі, ціни на неї різні в залежності від охоплення і показів.

Нагадуйте про концерт у сторіс, у прямих ефірах. Там можна показувати репетиції учасників перед майбутнім виступом, відео-запрошення тощо. Також запропонуйте фанатам купити квитки особисто у музикантів або організаторів, які привезуть їх прямо до під'їзду. Створіть всіляку активність, щоби всі навколо знали "у цього гурту скоро концерт". Подружіться з іншими колективами або організаторами, які зможуть відрекомендувати вас своїм підписникам.

Після концерту, важливо щоб "шум" не згас. Запросіть на виступ фотографа, який зробить фото не тільки гуртів, але й зніме відвідувачів концерту. І не тікайте з клубу, як тільки закінчиться сет, а поспілкуйтеся зі своїми слухачами, зробіть спільні фотографії, на яких вас потім позначать. Проведіть прямі ефіри з концерту і напишіть пост-подяку фанатам (відвідувачам).

Скільки коштує концерт?

Концерт – не історія про те, як гурт і організатор "накосили бабла" і всі залишилися задоволеними. Вам доведеться багато платити, а потім всіма силами намагатися це окупити.

Готуйте гаманець для: оренди клубу під концерт, перевезення та оренду обладнання, квиткового оператора, рекламу, фотографа, гонорар гуртові (якщо ви організатор). За всіма цими моментами можливі витрати. Прорахуйте, скільки та на що ви готові витратити, а потім гарненько подумайте, чи повернуться ці гроші. Скорочуйте витрати. Навіщо наймати фотографа, якщо ваша подруга вдало займається фотографією і згодна познімати безкоштовно? Таких моментів, на яких можна заощадити – багато, просто ставте питання кожен раз, коли потрібно віддавати за щось гроші: "а як ми можемо зробити це безкоштовно або дешевше?". Однак у погоні за економією не забувайте, що ви повинні забезпечити хоча б мінімальну якість проведення заходу.

Один із засновників промо-групи Barefoot Mosh Booking Олександр Масовець наголошує на важливості планування івенту:

"Найбільш розповсюджена проблема, з якою стикається організатор івенту, це відчуття "У мене ще багато часу...". Час спливає швидко і нерозплановані або погано розплановані задачі зрештою вилазять боком або перетворюються у гасіння пожеж 24/7.

1. "У мене ще багато часу, щоб зібрати бюджет"
Це, напевно, одна з найкритичніших проблем. Не маючи у запасі достатній бюджет орги часто сподіваються на гроші від передпродажу квитків. Проте це не завжди працює, що тягне за собою цілий шлейф відтермінованих платежів.

2. "У мене ще багато часу до анонсу івенту".
Часто організатори роблять анонс одразу після узгодження дати з усіма гуртами, або навіть і без нього, не підготувавши промо-матеріали, прес-релізи, не пропрацювавши, як і де продаватимуться квитки тощо. Як результат, у день або одразу після анонсу доводиться поспіхом малювати афіші, домовлятися про інфопідтримку. Через брак інформації у публіки виникають питання (який лайн-ап, скільки коштують квитки, де їх купити), а на відповіді організатору доводиться витрачати багато часу. Хайп від анонсу швидко холоне і інтерес до івенту також.

3. "У мене ще багато часу щоб пропрацювати логістику".
Квитки на потяг/автобус/літак, вартість готелю, транспортування обладнання і т.д. поступово збільшуються. Оплачуючи це в останній момент організатор інколи суттєво збільшує бюджет заходу, або взагалі не в стані покрити такі витрати. Також у цей пункт можна додати внутрішню логістику команди. В останній момент важко якісно розподілити ролі та задачі між командою організаторів і волонтерів, що призводить до форс-мажорів (як-от гурт прилетів в аеропорт, але його ніхто не зустрів, бо, роздаючи задачі, поспіхом не врахували зміну час прильоту літака). Окрім нервів це також впливає на якість організації івенту в цілому.

4. "У мене ще багато часу щоб домовитись про саундчек, апаратуру, роботу персоналу клубу й охорони, скласти список акредитацій"
Як показує практика, ці питання відкладаються трохи не на день концерту. Але ж, звісно, знайти додаткового охоронця або гітарний кабінет за пару годин - не найпростіша справа. А гості, які прийшли на концерт, ще годину чекають його початку, що відкладається з технічних причин.

Тут описані найбільш типові проблеми, які організатор створює собі сам. Додаймо сюди ще форс-мажори, які можуть виникнути незалежно від організатора: запізнення гурту, безвідповідальнісь субпідрядників, затримки транспорту тощо. Досвід показує, що заздалегідь складений план і розподіл задач у часі значно полегшує організацію та проведення івенту. Тож у разі виникнення форс-мажорів можна повністю сконцентруватися на них, а не на підтягуванні власних хвостів".

День концерту – ще не означає, що все позаду

Організатор працює до останньої пісні на сцені та навіть більше. У цей день ви повинні подбати про все, навіть про те, щоб у гурту стояли пляшечки з водою під час виступу. Пройдіться усіма важливими пунктами ще вранці, щоб знати, що все йде за планом і що після концерту гурту хоча б відвезуть додому. Так, якщо щось зривається, ви встигнете це залагодити або залучити план "Б".

Щоб організувати концерт, немає затверджених правил. Це завжди різний сценарій, але приблизно з одним кістяком, про який і було розказано. Ця структура не може відповісти на всі питання або 100% продати ваш івент. Але вона може наштовхнути вас на складання послідовного плану дій для якісної організації. Головне в концерті – задоволений слухач.

Відео kirai gigs з архіву Neformat.com.ua